Tworzenie dashboardów biznesowych

Każdy produkt, który tworzymy, ma własny dashboard zarządczy, i takie same budujemy dla firm: jedno miejsce, które zbiera dane z CRM, księgowości, systemów płatności i kont reklamowych, liczy każdy wskaźnik tak samo i pokazuje, co wymaga Waszej uwagi.

Kiedy dashboard zarządczy się opłaca

Dashboard warto zbudować, gdy decyzje czekają na liczby albo gdy liczby zależą od tego, kto przygotował raport.

W każdy poniedziałek ktoś godzinami eksportuje dane z CRM, księgowości i kont reklamowych do jednego arkusza, a raport jest już nieaktualny, gdy go otwieracie
Sprzedaż, finanse i marketing podają różny przychód za ten sam miesiąc, a spotkania zaczynają się od sporu, czyja liczba jest prawidłowa
O spadku zamówień, niezapłaconej fakturze czy pustej półce w magazynie dowiadujecie się od klienta lub księgowej, a nie w chwili, gdy to się dzieje
Wydatki na reklamę widać w kontach reklamowych, a sprzedaż w CRM, ale nikt nie potrafi powiedzieć, które kampanie faktycznie przyprowadzają płacących klientów
Firma urosła na tyle, że właściciel nie jest już w stanie trzymać wszystkich liczb w głowie ani w jednym Arkuszu Google
Płacicie już za narzędzie BI, ale dashboardy w nim są niedokończone, wolne albo nikt im nie ufa

Co trafia do dashboardu

Sprzedaż i przychody

Lejek, wygrane i przegrane transakcje, przychód według produktów, regionów i handlowców, średnia wartość zamówienia i zakupy powtórne. Plan obok wykonania, więc odchylenie widać w trakcie miesiąca, a nie po nim.

Finanse i gotówka

Przychody i koszty według kategorii, marża, należności i zobowiązania oraz stan środków na podstawie danych z banków i systemów płatności. Przeterminowane faktury są zestawione według klientów, z kwotami i liczbą dni opóźnienia.

Marketing i pozyskiwanie klientów

Wydatki z Google, Meta i innych kont reklamowych połączone z leadami i opłaconymi zamówieniami z CRM. Widzicie koszt leada i koszt płacącego klienta według kanałów, a nie tylko kliknięcia i wyświetlenia.

Operacje i zespół

Czas realizacji zamówień, statusy dostaw, zgłoszenia do wsparcia, obciążenie projektów i zablokowane zadania. Wskaźniki pochodzą z systemów, w których zespół już pracuje, więc nikt nie wypełnia dodatkowych formularzy.

Magazyn i zaopatrzenie

Stany według magazynów i produktów, rotacja, pozycje, które się kończą, i towary, które nie ruszają się od miesięcy. Przydatne w handlu detalicznym, e-commerce i dystrybucji, gdzie zamrożony towar to zamrożone pieniądze.

Alerty i cykliczne podsumowania

Powiadomienia e-mailem lub na Telegramie, gdy wskaźnik wychodzi poza normalny zakres: sprzedaż spada poniżej planu, płatność nie przechodzi, kończy się towar. Krótkie podsumowanie przychodzi zgodnie z harmonogramem, więc nie musicie otwierać dashboardu, żeby wiedzieć, że wszystko jest w porządku.

Wbudowany w każdy nasz produkt

W panel administracyjny każdego produktu, który tworzymy, wbudowujemy dashboard zarządczy. Mają go Abuk, MemoWord, ELCARO, Meest China i Octolab. Zbiera płatności ze sklepów z aplikacjami i marketplace’ów, systemów płatności, 1C, własnej bazy danych produktu oraz podłączonych usług i narzędzi, które mogą udostępniać swoje dane, i pokazuje właścicielowi cały biznes w jednym miejscu. To samo podejście stosujemy w firmach bez własnej aplikacji: podłączamy systemy, w których już pracujecie.

Płatności z App Store, Google Play i marketplace'ów
Systemy płatności i banki
1C i inne systemy księgowe
Wewnętrzna baza danych produktu
Podłączone usługi i narzędzia z API lub eksportem danych

Jedno źródło prawdy: dane ze wszystkich systemów, jedna definicja każdego wskaźnika

Większość problemów z raportowaniem zarządczym nie dotyczy wykresów. Wynikają one z tego, że dane są rozproszone po CRM, systemie księgowym, operatorach płatności, kontach reklamowych, Arkuszach Google i Waszej własnej bazie, oraz z tego, że nikt nie zapisał, co liczy się jako przychód, nowy klient czy aktywne zamówienie. Zanim cokolwiek zbudujemy, uzgadniamy te definicje z Wami i kierownikami działów: czy przychód liczy się według faktury czy według płatności, z VAT i zwrotami czy bez, czym klient powracający różni się od nowego. Następnie podłączamy źródła przez ich API, eksporty lub bezpośredni dostęp do bazy, czyścimy i dopasowujemy dane i ładujemy je według harmonogramu. Gdy liczba na dashboardzie wygląda podejrzanie, można prześledzić ją do rekordów, z których pochodzi.

Spisany słownik wskaźników: każdy wskaźnik, jego wzór, źródło i osoba odpowiedzialna
Połączenia z CRM, ERP i księgowością, systemami płatności, kontami reklamowymi, Arkuszami Google i Waszymi własnymi bazami danych
Automatyczne aktualizacje według harmonogramu dopasowanego do każdego źródła, od co kilka minut do raz dziennie
Kontrole, które wychwytują brakujące lub podejrzane dane, zanim trafią na dashboard
Przejście od dowolnej sumy do konkretnych transakcji, faktur czy zamówień

Gotowe narzędzie BI czy rozwiązanie na zamówienie: jak wybieramy

Dla wielu firm właściwą odpowiedzią jest gotowe narzędzie BI. Looker Studio jest bezpłatne i dobrze współpracuje z Arkuszami Google, Google Ads i GA4. Metabase jest open source, może działać na Waszym serwerze i pozwala menedżerom samodzielnie budować proste zapytania. Power BI pasuje do firm, które już korzystają z Microsoft 365, i daje mocne możliwości modelowania dla finansów. Dashboard na zamówienie ma sens, gdy musi działać wewnątrz Waszego produktu lub panelu administracyjnego, gdy klienci lub partnerzy mają widzieć własne dane, gdy zasady dostępu są złożone albo gdy licencje na użytkownika dla dużego zespołu kosztowałyby więcej niż budowa. Porównujemy opcje pod kątem Waszych źródeł, użytkowników i budżetu i często je łączymy: narzędzie BI do analiz wewnętrznych, własny widok tam, gdzie jest on częścią Waszej usługi.

Rekomendacja dla każdego przypadku ze spisanym uzasadnieniem
Looker Studio, Metabase lub Power BI skonfigurowane porządnie, a nie zostawione na etapie demo
Dashboardy na zamówienie wbudowane w Waszą aplikację webową lub panel administracyjny
Warstwa danych, która pozostaje bez zmian, jeśli później zmienicie narzędzie do wizualizacji

Przechowywanie danych, dostęp i widok mobilny bez zbędnej złożoności

Nie każda firma potrzebuje hurtowni danych. Jeśli macie trzy źródła i niewielkie wolumeny, wystarczy narzędzie BI podłączone bezpośrednio albo jedna baza raportowa. Osobna hurtownia, na przykład PostgreSQL, BigQuery czy ClickHouse, opłaca się, gdy źródeł jest wiele, historia jest długa albo zapytania na żywo zaczynają spowalniać systemy produkcyjne. Wybieramy najprostszą konfigurację, która będzie działać także za dwa lata. Dostęp jest ustawiany według ról: właściciel widzi wszystko, handlowiec swój lejek, kierownik magazynu stany, a każdy widok działa zarówno na telefonie, jak i na dużym ekranie. Opcjonalnie dodajemy warstwę AI: pisemne podsumowanie tygodnia i możliwość zadawania pytań o dane zwykłym językiem, z odpowiedziami opartymi wyłącznie na Waszych wskaźnikach.

Sposób przechowywania dopasowany do Waszych danych, od jednej bazy raportowej po hurtownię
Dostęp według ról, aż do poziomu regionu, działu czy klienta
Układy działające na telefonie dla właścicieli, którzy sprawdzają liczby w biegu
Opcjonalne podsumowania AI i pytania o dane zadawane zwykłym językiem

Jak budujemy dashboard

Najpierw decyzje

Rozmawiamy z właścicielem i kierownikami działów o tym, jakie decyzje podejmują co tydzień i co miesiąc i na jakie liczby czekają. Otrzymujecie krótką listę pytań, na które dashboard musi odpowiadać.

Wskaźniki i definicje

Dla każdego pytania określamy wskaźnik, wzór oraz wartość docelową lub normalny zakres. Zatwierdzacie słownik wskaźników, który kończy spory o to, czyja liczba jest prawidłowa.

Audyt źródeł danych

Sprawdzamy, skąd pochodzi każdy wskaźnik, jak czyste są dane i jak można się do nich dostać. Otrzymujecie mapę danych i rzetelną informację o lukach, na przykład o polach, których zespół nie wypełnia.

Prototyp

Działająca pierwsza wersja na Waszych rzeczywistych danych, zwykle z kilkoma kluczowymi ekranami. Wy i Wasi menedżerowie korzystacie z niej przez jakiś czas i mówicie nam, czego brakuje lub co jest niejasne.

Wdrożenie

Kończymy ekrany, ustawiamy automatyczne aktualizacje, role, alerty i widok mobilny oraz sprawdzamy liczby z Waszą księgowością. Zespół dostaje dostęp i krótką instrukcję.

Wsparcie i zmiany

Naprawiamy połączenia, gdy zmienia się system źródłowy, dodajemy wskaźniki w miarę rozwoju firmy i dbamy o aktualność definicji. Otrzymujecie dashboard, któremu ufa się także po roku.

Narzędzia i technologie

BI i wizualizacja

Przechowywanie i przetwarzanie danych

Źródła danych

App Store, Google Play i marketplace'y
1C i inne systemy księgowe
Systemy CRM i ERP
Systemy płatności i banki
Google Ads, Meta Ads, GA4
Arkusze Google i Wasze własne bazy danych

Dostarczanie i alerty

Jak możemy współpracować

Stały zakres

Określony zestaw wskaźników, źródeł i ekranów z uzgodnionym rezultatem. Sprawdza się przy pierwszym dashboardzie zarządczym lub przebudowie takiego, któremu nikt nie ufa.

Dedykowany zespół

Zespół, który rozbudowuje raportowanie dział po dziale, utrzymuje przepływy danych i dodaje nowe źródła, gdy wdrażacie nowe systemy.

Rozliczenie godzinowe

Audyty istniejących dashboardów, naprawy zepsutych raportów, nowe wskaźniki i bieżące wsparcie. Płacicie za faktycznie przepracowany czas.

Powiązane projekty

MemoWordSwift, Java, Kotlin

Opinie

Do każdego klienta i jego projektu podchodzimy uważnie.

Zespół Revol stale usprawnia prace rozwojowe klienta dzięki wysokiej jakości pracy i niezawodnemu wsparciu. Sprawnie się komunikuje i doskonale rozumie potrzeby oraz biznes klienta.

Tomas

CEO (Jukon, Kanada)

Praca Revol w pełni spełniła oczekiwania i zadowoliła klienta. Świeże podejście i stała gotowość do wsparcia okazały się ogromnym atutem. Kto szuka komunikatywnego, zorientowanego na klienta zespołu do realizacji swoich celów, może śmiało na nich postawić.

Andrey

CEO, Stellium (USA)

Najczęściej zadawane pytania

Czy robiliście już takie dashboardy?

Tak, to część każdego produktu, który tworzymy. Abuk, MemoWord, ELCARO, Meest China i Octolab mają w panelu administracyjnym dashboard zarządczy, który łączy płatności ze sklepów z aplikacjami i marketplace'ów, systemów płatności, 1C, wewnętrznej bazy danych i podłączonych usług. Dla Waszej firmy budujemy taki sam dashboard na bazie systemów, z których już korzystacie.

Wybrać Looker Studio, Metabase, Power BI czy dashboard na zamówienie?

To zależy od źródeł danych, liczby użytkowników, złożoności zasad dostępu i tego, czy dashboard jest dla Waszego zespołu, czy stanowi część produktu. Looker Studio pasuje do firm opartych na Google, Metabase do tych, które chcą własnego hostingu i prostej samoobsługi, Power BI do zespołów finansowych pracujących w Microsoft. Rozwiązanie na zamówienie ma sens przy dashboardach wewnątrz Waszego produktu, widokach dla klientów lub złożonych uprawnieniach. Rekomendujemy po przyjrzeniu się Waszej sytuacji, a nie przed.

Nasze systemy nie mają gotowego konektora do narzędzia BI. Czy to problem?

Zazwyczaj nie. Jeśli system ma API, pobieramy dane przez nie; jeśli umożliwia tylko eksport plików albo ma bazę danych, pracujemy z nimi. Dane są zbierane w bazie raportowej, a narzędzie BI czyta je stamtąd. Powiemy Wam, jeśli źródło jest niewiarygodne i co to oznacza dla liczb.

Czy potrzebujemy hurtowni danych?

Nie zawsze. Przy kilku źródłach i umiarkowanych wolumenach wystarczy jedna baza raportowa lub bezpośrednie połączenie, co jest też tańsze w utrzymaniu. Hurtownia opłaca się, gdy źródeł jest wiele, historia obejmuje lata albo ciężkie zapytania spowalniają systemy, na których pracujecie. Zaczynamy prosto i zostawiamy miejsce na rozwój.

Dlaczego nasze działy podają różne liczby i jak dashboard to naprawia?

Zwykle dlatego, że każdy dział liczy inaczej: przychód według faktury lub płatności, ze zwrotami lub bez, klient jako firma lub jako kontakt. Dashboard rozwiązuje ten problem tylko wtedy, gdy najpierw uzgodni się definicje. Dlatego przed budową spisujemy z Wami słownik wskaźników, a dashboard liczy potem każdą liczbę w jeden sposób.

Jak często aktualizowane są dane?

Tak często, jak pozwalają źródła i wymagają tego decyzje. Sprzedaż i płatności można odświeżać co kilka minut lub co godzinę, dane księgowe często raz dziennie, wydatki reklamowe kilka razy dziennie. Uzgadniamy harmonogram dla każdego źródła i pokazujemy czas ostatniej aktualizacji na każdym ekranie, żeby nikt nie pomylił starych danych z bieżącymi.

Czy menedżerowie mogą widzieć tylko swoje dane?

Tak. Dostęp ustawia się według ról, a w razie potrzeby także według regionu, działu, handlowca czy klienta. Właściciel widzi całą firmę, handlowiec swój lejek, a partner lub klient tylko swoje konto, jeśli dashboard jest udostępniany poza firmą.

Czy można zadawać dashboardowi pytania zwykłym językiem?

Opcjonalnie tak. Możemy dodać warstwę AI, która pisze krótkie podsumowanie tygodnia i odpowiada na pytania w rodzaju: który region nie wykonał planu i dlaczego, korzystając wyłącznie z uzgodnionych wskaźników. Najlepiej działa to na uporządkowanym modelu danych, dlatego zwykle dodajemy ją, gdy sam dashboard jest już stabilny. Więcej szczegółów na naszej stronie o integracji AI.