Automatyzacja procesów biznesowych

Znajdujemy ręczną pracę, która zajmuje Wasz zespół, łączymy systemy, między którymi się odbywa, i automatyzujemy ją w n8n, Make, Zapier lub własnym kodzie, aby ludzie poświęcali czas zadaniom, które naprawdę wymagają człowieka.

Oznaki, że proces jest gotowy do automatyzacji

Najlepsi kandydaci są nudni: te same kroki każdego dnia, dane przenoszone z jednego ekranu na drugi i błędy, które wychodzą na jaw dopiero pod koniec miesiąca.

Leady ze strony, reklam i e-maili są wprowadzane do CRM ręcznie, a część z nich ginie lub dostaje odpowiedź dzień za późno
Zamówienia ze sklepu internetowego, marketplace'ów i systemu magazynowego się nie zgadzają, a ktoś uzgadnia je w arkuszu kalkulacyjnym
Faktury, protokoły i przypomnienia są przygotowywane ręcznie z danych, które już są w CRM lub systemie księgowym
Cotygodniowy raport dla zarządu zajmuje komuś dzień składania z kilku eksportów
Nowi klienci lub pracownicy przechodzą te same kroki wdrożenia i za każdym razem o czymś się zapomina
Wasz zespół wyrósł z zestawu zapów w Zapier lub arkuszy, których nikt już w pełni nie rozumie

Co automatyzujemy i budujemy

Audyt rutynowych zadań

Siadamy z osobami, które wykonują pracę, rozpisujemy każdy proces krok po kroku i notujemy, jak często się powtarza i ile trwa. Dostajecie listę tego, co automatyzować, w jakiej kolejności i jakim narzędziem.

Integracje systemów

Połączenia między CRM, ERP, księgowością, e-commerce, systemami płatności, pocztą i komunikatorami przez ich API i webhooki. Dane wprowadza się raz i pojawiają się wszędzie tam, gdzie są potrzebne, z obsługą błędów, gdy jedna ze stron nie działa.

Przepływy no-code

Automatyzacje w n8n, Make lub Zapier dla procesów, które często się zmieniają i wymagają korekt bez programisty. Dokumentujemy każdy przepływ i przekazujemy dostęp, aby Wasz zespół widział i mógł edytować to, co działa.

Narzędzia wewnętrzne i panele administracyjne

Własne panele administracyjne, systemy back-office oraz lekkie moduły CRM lub księgowe dla procesów, które nie pasują do gotowego produktu. Zbudowane wokół tego, jak Wasz zespół faktycznie pracuje, z rolami i historią zmian.

Dashboardy i raporty

Raporty dla zarządu, które automatycznie zbierają dane z kilku systemów i odświeżają się według harmonogramu. Sprzedaż, zamówienia, płatności i obciążenie zespołu w jednym miejscu zamiast w pięciu eksportach.

Boty i zbieranie danych

Boty w Telegramie i innych komunikatorach dla pracowników i klientów, powiadomienia i akceptacje. Parsery, które zbierają ceny, ogłoszenia lub dane publiczne ze stron internetowych i przekazują je do Waszych systemów.

No-code czy własny kod: jak wybieramy

n8n, Make i Zapier to najszybszy sposób na połączenie popularnych usług i w wielu procesach to wszystko, czego potrzeba. Stają się problemem, gdy rośnie wolumen, gdy logika zamienia się w dziesiątki rozgałęzień, gdy system nie ma gotowego konektora albo gdy miesięczny rachunek za operacje zaczyna przewyższać koszt niewielkiej usługi. n8n można też hostować u siebie, co ma znaczenie, gdy dane powinny zostać na Waszych serwerach. Patrzymy na wolumen, złożoność, wrażliwość danych i na to, kto będzie utrzymywał rozwiązanie, i często łączymy oba podejścia: no-code dla części, które się zmieniają, własny kod dla rdzenia, który musi być szybki i niezawodny.

Uzasadniony wybór narzędzia dla każdego procesu, a nie jedna platforma do wszystkiego
n8n hostowany u Was, gdy dane muszą zostać w Waszej infrastrukturze
Własne usługi i API tam, gdzie brakuje konektorów lub wolumeny są duże
Migracja rozrośniętych konfiguracji Zapier lub Make do czegoś, co da się utrzymać

Typowe procesy, które automatyzujemy

Większość zgłoszeń, które dostajemy, sprowadza się do kilku schematów. Leady z formularzy, poczty i reklam są przechwytywane, sprawdzane pod kątem duplikatów, przypisywane do handlowca i dostają pierwszą wiadomość. Zamówienia są synchronizowane między sklepem, magazynem i księgowością, a stany magazynowe aktualizują się w obie strony. Faktury powstają z transakcji w CRM, są wysyłane do klienta i śledzone aż do zapłaty, z przypomnieniami. Nowi klienci dostają właściwe dokumenty, konta i zadania bez ręcznego kompletowania. Zarząd w każdy poniedziałek rano dostaje raport, którego nikt nie musiał składać.

Przyjmowanie leadów i kierowanie ich do CRM
Synchronizacja zamówień i stanów magazynowych między systemami
Fakturowanie, śledzenie płatności i przypomnienia
Sekwencje wdrożenia klientów i pracowników
Raporty i alerty dla zarządu według harmonogramu

Mierzenie efektu bez wymyślania liczb

Nie obiecujemy z góry procentu oszczędności, bo zależy on całkowicie od Waszego procesu. Zamiast tego mierzymy. Przed rozpoczęciem prac zapisujemy, ile razy w tygodniu proces jest wykonywany, ile trwa jedno wykonanie, ile błędów się wykrywa i po jakim czasie klient dostaje odpowiedź. Po wdrożeniu śledzimy te same liczby, a także to, jak często automatyzacja zawodzi i potrzebuje człowieka. Dzięki temu dostajecie rzeczywistą liczbę godzin odzyskanych przez zespół i podstawę do decyzji, co automatyzować dalej. Gdy proces wymaga oceny, na przykład czytania e-maili lub dokumentów w dowolnej formie, kolejnym krokiem jest agent AI, o którym piszemy na stronie integracji AI.

Stan wyjściowy: wykonania w tygodniu, minuty na wykonanie, liczba błędów, czas odpowiedzi
Te same wskaźniki po wdrożeniu, z logów, a nie z szacunków
Alerty o błędach i historia wykonań każdej automatyzacji
Jasny obraz, które procesy automatyzować dalej, w tym te dla agentów AI

Jak pracujemy

Audyt procesów

Rozmowy i sesje z udostępnianiem ekranu z osobami, które wykonują pracę. Dostajecie mapę procesów, wskaźniki wyjściowe i listę automatyzacji uszeregowaną według priorytetów.

Projekt rozwiązania

Dla każdego procesu: które systemy łączymy, jakiego narzędzia używamy, co dzieje się przy błędach, kto dostaje powiadomienie. Zatwierdzacie krótki pisemny projekt, zanim zaczniemy budować.

Budowa i testy

Budujemy przepływy, integracje lub narzędzia wewnętrzne i testujemy je na prawdziwych danych równolegle z procesem ręcznym. Niczego nie wyłączamy, dopóki wersja zautomatyzowana nie daje tego samego wyniku.

Uruchomienie i szkolenie

Przełączamy proces, przekazujemy dokumentację i dostępy i pokazujemy Waszemu zespołowi, jak sprawdzać wykonania i samodzielnie rozwiązywać proste problemy.

Wsparcie i kolejne kroki

Monitorujemy błędy, aktualizujemy integracje, gdy podłączona usługa zmienia swoje API, i raportujemy zmierzony efekt. Potem wybieramy z listy kolejny proces.

Narzędzia i technologie

Platformy automatyzacji

Własne oprogramowanie

Systemy, które łączymy

Raportowanie i dane

Jak możemy współpracować

Stały zakres

Jeden lub kilka procesów z uzgodnionym projektem i rezultatem. Sprawdza się przy jasnym zadaniu, takim jak połączenie sklepu z księgowością czy automatyzacja przyjmowania leadów.

Dedykowany zespół

Zespół, który proces po procesie realizuje Waszą listę automatyzacji i utrzymuje to, co już działa. Sprawdza się w firmach z wieloma systemami i rosnącym back office.

Rozliczenie godzinowe

Audyty, poprawki istniejących automatyzacji, drobne integracje i bieżące wsparcie. Płacicie za faktycznie przepracowany czas.

Powiązane projekty

AlmexMobileSWIFT

Opinie

Do każdego klienta i jego projektu podchodzimy uważnie.

Zespół Revol stale usprawnia prace rozwojowe klienta dzięki wysokiej jakości pracy i niezawodnemu wsparciu. Sprawnie się komunikuje i doskonale rozumie potrzeby oraz biznes klienta.

Tomas

CEO (Jukon, Kanada)

Praca Revol w pełni spełniła oczekiwania i zadowoliła klienta. Świeże podejście i stała gotowość do wsparcia okazały się ogromnym atutem. Kto szuka komunikatywnego, zorientowanego na klienta zespołu do realizacji swoich celów, może śmiało na nich postawić.

Andrey

CEO, Stellium (USA)

Najczęściej zadawane pytania

Wybrać n8n, Make, Zapier czy własny kod?

To zależy od wolumenu, złożoności, wrażliwości danych i tego, kto będzie rozwiązanie utrzymywał. Zapier i Make są szybkie przy standardowych połączeniach, n8n jest bardziej elastyczny i może działać na Waszym serwerze, a własny kod ma sens przy dużych wolumenach, nietypowych systemach lub kluczowej logice. Rekomendację dajemy dla każdego procesu osobno i często łączymy te narzędzia.

Nasze systemy nie mają gotowej integracji. Czy mimo to możecie je połączyć?

Zwykle tak. Jeśli system ma API, pracujemy z nim bezpośrednio, a jeśli tylko eksportuje pliki lub wysyła e-maile, możemy z nich skorzystać. W ostateczności możemy odczytywać dane z interfejsu webowego, choć jest to mniej niezawodne – i powiemy Wam o tym.

Co się dzieje, gdy automatyzacja zawiedzie?

Każdy przepływ, który budujemy, ma obsługę błędów i powiadomienia: nieudane wykonania są logowane, ponawiane tam, gdzie jest to bezpieczne, i zgłaszane konkretnej osobie. Nic nie psuje się po cichu. Dostajecie też historię wykonań, więc widzicie, co stało się z każdym konkretnym zamówieniem czy zgłoszeniem.

Skąd będziemy wiedzieć, że automatyzacja się opłaciła?

Mierzymy proces, zanim zaczniemy: jak często jest wykonywany, ile trwa, ile pojawia się błędów. Po wdrożeniu porównujemy te same liczby z logów automatyzacji. Dostajecie rzeczywiste godziny i liczby błędów, a nie obiecany procent.

Czy możecie przejąć automatyzacje zbudowane przez kogoś innego?

Tak. Przeglądamy istniejące przepływy, dokumentujemy, co robią, naprawiamy to, co nie działa, i mówimy, co warto przebudować. To częsta sytuacja przy konfiguracjach Zapier lub Make, które rozrastały się latami bez dokumentacji.

Do kogo należą konta i kod?

Do Was. Konta na platformach automatyzacji, serwery i repozytoria są zarejestrowane na Waszą firmę, a my pracujemy z dostępami, które nam dacie. Jeśli później zdecydujecie się utrzymywać wszystko we własnym zakresie, nic nie będzie od nas zależało.

Jakie miejsce ma AI w automatyzacji procesów?

Klasyczna automatyzacja obsługuje dane ustrukturyzowane i jasne reguły. Gdy krok wymaga czytania e-maili w dowolnej formie, rozumienia dokumentów lub decydowania, dokąd skierować zgłoszenie, może go przejąć agent AI w ramach tego samego przepływu. Opisujemy to na stronie integracji AI i często dodajemy jako drugi etap.