Automatisierung von Geschäftsprozessen
Wir finden die manuelle Arbeit, die Ihr Team bindet, verbinden die Systeme, zwischen denen sie stattfindet, und automatisieren sie mit n8n, Make, Zapier oder eigenem Code, damit sich Ihre Leute auf Aufgaben konzentrieren, die wirklich einen Menschen brauchen.
Woran Sie erkennen, dass ein Prozess reif für die Automatisierung ist
Die besten Kandidaten sind langweilig: jeden Tag dieselben Schritte, Daten, die von einem Bildschirm in den anderen kopiert werden, und Fehler, die erst am Monatsende auffallen.
- Leads von der Website, aus Anzeigen und per E-Mail werden von Hand ins CRM eingetragen, und manche gehen verloren oder werden einen Tag zu spät beantwortet
- Bestellungen aus dem Onlineshop, von Marktplätzen und aus dem Lagersystem stimmen nicht überein, und jemand gleicht sie in einer Tabelle ab
- Rechnungen, Leistungsnachweise und Zahlungserinnerungen werden manuell erstellt, obwohl die Daten bereits im CRM oder in der Buchhaltung liegen
- Der wöchentliche Bericht für die Geschäftsführung kostet eine Person einen Tag, weil er aus mehreren Exporten zusammengesetzt wird
- Neue Kunden oder Mitarbeitende durchlaufen jedes Mal dieselben Onboarding-Schritte, und jedes Mal wird etwas vergessen
- Ihr Team ist einer Sammlung von Zapier-Zaps oder Tabellen entwachsen, die niemand mehr ganz versteht
Was wir automatisieren und entwickeln
Analyse der Routinearbeit
Wir setzen uns mit den Menschen zusammen, die die Arbeit machen, bilden jeden Prozess Schritt für Schritt ab und halten fest, wie oft er läuft und wie lange er dauert. Sie erhalten eine Liste, was automatisiert werden sollte, in welcher Reihenfolge und mit welchem Werkzeug.
Systemintegrationen
Verbindungen zwischen CRM, ERP, Buchhaltung, E-Commerce, Zahlungssystemen, E-Mail und Messengern über deren APIs und Webhooks. Daten werden einmal erfasst und erscheinen überall, wo sie gebraucht werden, mit Fehlerbehandlung, wenn eine Seite ausfällt.
No-Code-Workflows
Automatisierungen mit n8n, Make oder Zapier für Prozesse, die sich oft ändern und ohne Entwickler angepasst werden sollen. Wir dokumentieren jeden Workflow und übergeben die Zugänge, damit Ihr Team sieht und bearbeiten kann, was läuft.
Interne Tools und Admin-Panels
Individuelle Admin-Panels, Backoffice-Systeme und schlanke CRM- oder Buchhaltungsmodule für Prozesse, die in kein Standardprodukt passen. Gebaut nach den tatsächlichen Arbeitsabläufen Ihres Teams, mit Rollen und Änderungshistorie.
Dashboards und Berichte
Berichte für die Geschäftsführung, die Daten aus mehreren Systemen automatisch zusammenführen und sich planmäßig aktualisieren. Vertrieb, Bestellungen, Zahlungen und Auslastung des Teams an einem Ort statt in fünf Exporten.
Bots und Datenerfassung
Telegram- und andere Messenger-Bots für Mitarbeitende und Kunden, Benachrichtigungen und Freigaben. Parser, die Preise, Angebote oder öffentliche Daten von Websites sammeln und in Ihre Systeme einspeisen.
No-Code oder Individualentwicklung: Wie wir entscheiden
n8n, Make und Zapier sind der schnellste Weg, gängige Dienste zu verbinden, und für viele Prozesse reichen sie völlig aus. Zum Problem werden sie, wenn das Volumen wächst, wenn die Logik aus Dutzenden Verzweigungen besteht, wenn ein System keinen fertigen Connector hat oder wenn die monatliche Rechnung für Operationen die Kosten eines kleinen eigenen Dienstes übersteigt. n8n lässt sich außerdem selbst hosten, was wichtig ist, wenn Daten auf Ihren eigenen Servern bleiben sollen. Wir betrachten Volumen, Komplexität, Sensibilität der Daten und wer das Ergebnis pflegen wird, und kombinieren oft beides: No-Code für die Teile, die sich ändern, eigenen Code für den Kern, der schnell und zuverlässig sein muss.
- Eine begründete Werkzeugwahl pro Prozess statt einer Plattform für alles
- Selbst gehostetes n8n, wenn Daten in Ihrer Infrastruktur bleiben müssen
- Eigene Dienste und APIs, wo Connectoren fehlen oder die Volumina hoch sind
- Migration ausufernder Zapier- oder Make-Setups auf eine wartbare Lösung
Typische Prozesse, die wir automatisieren
Die meisten Anfragen folgen einer Handvoll Mustern. Eingehende Leads werden aus Formularen, E-Mails und Anzeigen erfasst, auf Dubletten geprüft, einem Vertriebsmitarbeiter zugewiesen und mit einer ersten Nachricht beantwortet. Bestellungen werden zwischen Shop, Lager und Buchhaltung synchronisiert, Lagerbestände in beide Richtungen aktualisiert. Rechnungen werden aus CRM-Deals erstellt, an den Kunden gesendet und bis zur Zahlung verfolgt, mit Erinnerungen. Neue Kunden erhalten die richtigen Dokumente, Zugänge und Aufgaben, ohne dass jemand sie von Hand zusammenstellt. Die Geschäftsführung bekommt jeden Montagmorgen einen Bericht, den niemand zusammentragen musste.
- Erfassung von Leads und Weiterleitung ins CRM
- Synchronisierung von Bestellungen und Lagerbeständen zwischen Systemen
- Rechnungsstellung, Zahlungsverfolgung und Erinnerungen
- Onboarding-Abläufe für Kunden und Mitarbeitende
- Geplante Berichte und Warnmeldungen für die Geschäftsführung
Wirkung messen, ohne Zahlen zu erfinden
Wir versprechen vorab keinen Prozentsatz an Einsparungen, weil er vollständig von Ihrem Prozess abhängt. Stattdessen messen wir. Vor Arbeitsbeginn halten wir fest, wie oft ein Prozess pro Woche läuft, wie lange ein Durchlauf dauert, wie viele Fehler gefunden werden und wie lange es dauert, bis ein Kunde eine Antwort erhält. Nach dem Launch verfolgen wir dieselben Zahlen und dazu, wie oft die Automatisierung scheitert und einen Menschen braucht. So erhalten Sie eine echte Zahl dafür, wie viele Stunden Ihr Team zurückgewinnt, und eine Grundlage für die Entscheidung, was als Nächstes automatisiert wird. Braucht ein Prozess Urteilsvermögen, etwa beim Lesen frei formulierter E-Mails oder Dokumente, ist der nächste Schritt ein KI-Agent; mehr dazu auf unserer Seite zur KI-Integration.
- Ein Ausgangswert: Durchläufe pro Woche, Minuten pro Durchlauf, Fehlerzahl, Antwortzeit
- Dieselben Kennzahlen nach dem Launch, aus Protokollen statt Schätzungen
- Fehlerwarnungen und eine Ablaufhistorie für jede Automatisierung
- Ein klarer Überblick, welche Prozesse als Nächstes automatisiert werden, auch solche für KI-Agenten
So arbeiten wir
Prozessanalyse
Gespräche und Bildschirmfreigabe-Sitzungen mit den Menschen, die die Arbeit machen. Sie erhalten eine Prozesslandkarte, die Ausgangswerte und eine priorisierte Automatisierungsliste.
Lösungskonzept
Für jeden Prozess: welche Systeme verbunden werden, welches Werkzeug zum Einsatz kommt, was bei Fehlern passiert, wer benachrichtigt wird. Sie geben ein kurzes schriftliches Konzept frei, bevor wir bauen.
Umsetzung und Tests
Wir bauen Workflows, Integrationen oder interne Tools und testen sie mit echten Daten parallel zum manuellen Prozess. Abgeschaltet wird erst, wenn die automatisierte Version dasselbe Ergebnis liefert.
Start und Schulung
Wir stellen den Prozess um, übergeben Dokumentation und Zugänge und zeigen Ihrem Team, wie es Durchläufe prüft und einfache Probleme selbst behebt.
Betreuung und nächste Schritte
Wir überwachen Fehler, passen Integrationen an, wenn ein angebundener Dienst seine API ändert, und berichten über die gemessene Wirkung. Dann nehmen wir uns den nächsten Prozess von der Liste vor.
Werkzeuge und Technologien
Automatisierungsplattformen
- n8n (Cloud und selbst gehostet)
- Make
- Zapier
Individualentwicklung
- Python
- PHP / Laravel
- Vue.js
- MySQL
- REST-APIs und Webhooks
Systeme, die wir anbinden
- CRM- und ERP-Systeme
- Buchhaltung und Rechnungsstellung
- Onlineshops und Zahlungssysteme
- Google Workspace und E-Mail
- Telegram und andere Messenger
Berichte und Daten
- Dashboards und geplante Berichte
- Web-Scraping und Parser
- Exporte aus Tabellen und Datenbanken
Formen der Zusammenarbeit
Festpreisprojekt
Ein oder mehrere Prozesse mit vereinbartem Konzept und Ergebnis. Geeignet für eine klare Aufgabe, etwa die Anbindung des Shops an die Buchhaltung oder die Automatisierung der Lead-Erfassung.
Dediziertes Team
Ein Team, das Ihre Automatisierungsliste Prozess für Prozess abarbeitet und pflegt, was bereits läuft. Geeignet für Unternehmen mit vielen Systemen und wachsendem Backoffice.
Nach Aufwand
Audits, Korrekturen an bestehenden Automatisierungen, kleine Integrationen und laufende Betreuung. Sie zahlen die tatsächlich aufgewendete Zeit.
Stimmen
Das Revol-Team stärkt die Entwicklungskapazitäten des Kunden kontinuierlich durch hochwertige Arbeit und verlässlichen Support. Die Kommunikation ist effektiv, und das Team versteht die Anforderungen und das Geschäft des Kunden sehr gut.
Tomas
Die Arbeit von Revol hat die Erwartungen voll erfüllt und den Kunden zufriedengestellt. Der frische Ansatz und die ständige Erreichbarkeit für Support waren wertvolle Pluspunkte. Wer ein kommunikatives, kundenorientiertes Team sucht, um seine Ziele zu erreichen, ist hier richtig.
Andrey
Häufig gestellte Fragen
Sollen wir n8n, Make, Zapier oder eigenen Code nutzen?
Das hängt von Volumen, Komplexität, Sensibilität der Daten und davon ab, wer die Lösung pflegen wird. Zapier und Make sind schnell für Standardverbindungen, n8n ist flexibler und kann auf Ihrem eigenen Server laufen, und eigener Code lohnt sich bei hohen Volumina, ungewöhnlichen Systemen oder Kernlogik. Wir empfehlen pro Prozess und kombinieren oft.
Für unsere Systeme gibt es keine fertige Integration. Können Sie sie trotzdem verbinden?
In der Regel ja. Hat ein System eine API, arbeiten wir direkt damit; exportiert es nur Dateien oder versendet E-Mails, nutzen wir diese. Als letztes Mittel können wir Daten aus der Weboberfläche auslesen, auch wenn das weniger zuverlässig ist, und das sagen wir Ihnen auch.
Was passiert, wenn eine Automatisierung fehlschlägt?
Jeder Workflow, den wir bauen, hat Fehlerbehandlung und Benachrichtigungen: Fehlgeschlagene Durchläufe werden protokolliert, wo es sicher ist, wiederholt und an eine benannte Person gemeldet. Nichts scheitert unbemerkt. Außerdem erhalten Sie eine Ablaufhistorie, sodass Sie sehen, was mit jeder einzelnen Bestellung oder Anfrage passiert ist.
Woran erkennen wir, dass sich die Automatisierung gelohnt hat?
Wir messen den Prozess, bevor wir beginnen: wie oft er läuft, wie lange er dauert, wie viele Fehler auftreten. Nach dem Launch vergleichen wir dieselben Zahlen aus den Protokollen der Automatisierung. Sie erhalten echte Stunden und Fehlerzahlen, keinen versprochenen Prozentsatz.
Können Sie Automatisierungen übernehmen, die jemand anderes gebaut hat?
Ja. Wir prüfen die bestehenden Workflows, dokumentieren, was sie tun, beheben, was nicht funktioniert, und sagen Ihnen, was neu gebaut werden sollte. Das ist häufig bei Zapier- oder Make-Setups der Fall, die über mehrere Jahre ohne Dokumentation gewachsen sind.
Wem gehören die Konten und der Code?
Ihnen. Konten auf Automatisierungsplattformen, Server und Repositorys sind auf Ihr Unternehmen registriert, und wir arbeiten mit den Zugängen, die Sie uns geben. Wenn Sie später alles selbst betreuen möchten, hängt nichts von uns ab.
Welche Rolle spielt KI bei der Prozessautomatisierung?
Klassische Automatisierung verarbeitet strukturierte Daten nach klaren Regeln. Muss ein Schritt frei formulierte E-Mails lesen, Dokumente verstehen oder entscheiden, wohin eine Anfrage gehört, kann ein KI-Agent ihn im selben Workflow übernehmen. Das beschreiben wir auf unserer Seite zur KI-Integration und ergänzen es oft als zweite Stufe.
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